Как да овладеем хаоса от файлове и папки?

Компютрите заемат все по-голяма част от нашето ежедневие, а количеството информация, с която работим, нараства прогресивно. С течение на времето броят на файловете и папките, съхранени на компютъра, започва да придобива застрашителни размери, а откриването на конкретен файл или папка в нужния момент понякога може да се превърне в непосилна и влудяваща задача. Много съвременни компании насочват усилията си в изграждането и усъвършенстването на софтуерни продукти, които улесняват търсенето. Но при лоша организация на информацията дори на подобни програми ще им бъде нужно доста време, докато достигнат търсеният от вас файл. Проблемът става още по-сериозен, когато на един и същ компютър работят няколко души (независимо дали в офиса или у дома).

Тъй като времето е ценно (а душевното спокойствие още повече), ето няколко практични съвета, които биха могли да ви спестят безкрайното ровене и скъсаните нерви:

1. Организирайте твърдия диск на логически дялове

За да има полза от подобно разделяне, минималният капацитет на твърдия диск (поне според мен) трябва да е 10GB. Колкото и странно да звучи, в България все още има много работещи компютри с подобни характеристики. В случай, че нямате проблем с обема на твърдия диск, е препоръчително да го разделите поне на два дяла: един основен, на който ще бъде инсталиран Windows (по подразбиране С: ) и един логически, на който да съхранявате вашата лична или служебна информация, напр. снимки, документи, музика и т.н. Така ще бъдете спокойни в случай на преинсталация, защото единствено информацията от основния дял (С:) ще бъде изтрита безвъзвратно. Как точно се извършва самото разделяне е тема на отделна статия и затова няма да се спирам по-подробно на нея.

2. Организирайте папките

След като сте разделили твърдия диск на дялове и сте инсталирали Windows на основния дял (С:), е време да организирате информацията, която ще съхранявате на другия дял. От Microsoft^® услужливо са ни предложили няколко папки с подобна цел – My Documents, My Music, My Pictures. Поне според мен тяхната употреба не е препоръчителна, тъй като информацията в тях се намира (по подразбиране) на основния дял (С:) и при срив на системата и евентуална преинсталация рискувате да изгубите всичко, записано в тези папки. Затова е по-подходящо да създадете свои папки на другия дял и в тях да разпределите своята информация. Ето и няколко съвета как да направите това разпределение по-практично:

– организирайте файловете в папки – макар и да изглежда очевидно, много хора пренебрегват тази основна стъпка и струпват на твърдия диск всякакви файлове – от семейни снимки и музика до счетоводни отчети на фирмата – без никакъв ред;

– избягвайте дублирането на имената и употребата на безсмислени имена – много компютърни потребители се поддават на изкушението при създаването на нова папка да оставят името, което Windows й дава по подразбиране - „New Folder“. Така постепенно компютърът се напълва с папки „New Folder (1)“ „New Folder (2)“ и т.н. Още по-страшно става, когато в папка „New Folder“ откриете още няколко папки със същото име. Използването на имена като „Снимки 1“, „Снимки 2“ и т.н. също няма да ви помогне много. Затова и следващият ми съвет е:

– използвайте ключови думи за имената на папките според съдържанието. Например, ако разполагате с много програми, можете да създадете папка „Програми“ и в нея подпапки „Аудио“, „Видео“, „Фото“, „Интернет“ и т.н. Бъдете кратки и ясни в наименованията. Това ще ви помогне далеч по-бързо да се ориентирате спрямо наименования като „Тук са моите програми“ или „Папка с моите програми“. Дадените примери са подходящи и за следващия ми съвет, а именно:

– използвайте главни букви в началото на името – още от малки научаваме, че важните неща (като собствените имена, например) се пишат с главна буква. Също така всяко изречение започва с главна буква. Нашите очи са свикнали с тази нагласа и сами търсят подобни съвпадения. Този съвет ще ви помогне по-бързо да откриете къде започват и свършват имената на отделните папки;

– избягвайте употребата на латински букви, когато давате имена на български език. Днес нямаме никакво оправдание за употребата на „шльокавица“ в имената на файловете и папките. Имена като „Plaj“, „Igri“, „U4ebnik po matematika“ единствено затормозяват прочита, а от там и бързото ориентиране в съдържанието;

– избягвайте да слагате имена на английски език, ако чуждите езици не са от любимите ви занимания. Имена като „Muvis“, „Mjusic“ и други подобни не само че затрудняват прочита, но могат до доведат и до (основателна) ирония;

– използвайте изгледа „Details“ в Windows Explorer – при този изглед папките се подреждат вертикално по азбучен ред. А както знаем от библиотеките, азбучният ред е един от най-добрите начини за организиране на информацията. В случай, че не харесвате особено този изглед, следващият съвет е за вас:

– използвайте различни икони за визуално разпознаване – различните икони са мощен инструмент за персонализиране и открояване на папките (виж. фиг.1)

фиг.1

– използвайте хронологичния принцип – наименовайте своите папки според времето на тяхното създаване или времето на създаване на файловете в тях. Имена като „Нови снимки“ и „Снимки от миналата година“ много скоро след своето създаване и особено след като бъдат архивирани на CD/DVD стават изключително трудни за позициониране във времето. Имена като „Лято 2007“ (напр. в папка „Снимки“) или „Летни хитове 2005“ (напр. в папка „Музика“) ще ускорят намирането на търсените от вас файлове;

3. Организирайте работния плот (Desktop)

фиг.2

Работният плот, като част от потребителския интерфейс, е една от най-важните точки на взаимодействие между човека и компютъра. Същевременно, обаче, е една от най-занемарените. Да струпаш всякакви шкафчета, папки, бюра, столове ПРЕД входа на фирмата или дома едва ли ще се стори удачно и ползотворно решение за когото и да било. Ако приемем, че работният плот на компютъра е входната точка към всичко, което се съхранява в него, безразборното струпване на всякакви обекти на „входа“ (виж фиг.2) води единствено до „препъване“ и изгубване сред хаоса от документи, снимки, програми, преки пътища, архивни файлове и т.н.

С помощта на някои програми (напр. RocketDock, ObjectDock, Pstart и др.) можете да постигнете един далеч по-ергономичен вид на вашата работна площ (виж. фиг.3).

Като за финал ще уточня, че съветите в тази статия са примерни, препоръчителни, но не и задължителни . Ако работите с други хора на един и същ компютър (близки, колеги), вместо да се ядосвате на тяхната разхвърляност (или те на вашата ), поговорете с тях и заедно изгответе конвенция за организиране и подреждане на информацията.

фиг.3